Standortwechsel für Unternehmen

IT-Umzug und Serverraum: Checkliste für den Standortwechsel

Ein IT-Umzug steht und fällt mit zwei Terminen: dem geprüften Backup vor dem Abbau und dem Schalttermin des Providers am neuen Standort. Alles andere lässt sich verschieben, diese beiden nicht.

Die kurze Antwort: Plane den Serverumzug rückwärts vom ersten Arbeitstag am neuen Standort. Beginne sechs Monate vorher mit der Bestellung des Internetanschlusses, drei Monate vorher mit der Inventarisierung, vier Wochen vorher mit Strom, Kühlung und Brandschutz im neuen Technikraum. Der Abbau selbst passiert am Wochenende, mit vollständigem und getestetem Backup, einem schriftlichen Rollback-Plan und einer Testliste, die vor dem Montagmorgen abgehakt ist.

Womit fängst du an? Mit der Inventarisierung

Ohne eine vollständige Liste weiß niemand, was am Montag fehlt. Erfasse jedes Gerät mit Seriennummer, Standort im Rack, Höheneinheit, Stromanschluss und Netzwerkport. Fotografiere zusätzlich die Rückseite jedes Racks, bevor ein Kabel gezogen wird. Diese Fotos sind später mehr wert als jede Zeichnung.

Ein Detail spart am Wochenende viel Zeit: Beschrifte Patchkabel an beiden Enden mit demselben Code, bevor du sie ausstöpselst. Farbige Kabelbinder je Rack reichen dafür. Wer ohne Beschriftung abbaut, verbringt beim Aufbau erfahrungsgemäß zwei bis drei zusätzliche Stunden mit dem Nachverfolgen von Leitungen.

Die Liste umfasst mehr als Blech. Lizenzen sind häufig an eine Hardware-ID oder einen Standort gebunden, Wartungsverträge nennen die Adresse der Einsatzstelle, und Zertifikate hängen an IP-Adressen, die sich ändern können. Wer das erst am Umzugswochenende merkt, verliert Stunden.

• Hardware: Server, Switches, Firewalls, USV, NAS, Drucker, Telefonanlage, Kartenleser der Zutrittskontrolle.
• Verkabelung: Patchpanel-Belegung, Portnummern, Kabellängen, Beschriftung an beiden Enden.
• Verträge und Lizenzen: Provider, Wartung, Software, SSL-Zertifikate, feste IP-Adressen, Domainverwaltung.
• Zugänge: Administratorkonten, Passwortsafe, Notfallkontakte der Dienstleister, außerhalb des Systems hinterlegt.

Welches Zeitfenster ist realistisch?

Die häufigste Fehleinschätzung ist die Dauer. Der reine Transport ist schnell erledigt, der Wiederaufbau und die Tests nicht. Rechne pro Rack mit sechs bis zwölf Stunden bis zum getesteten Normalbetrieb.

Das übliche Fenster ist Freitagabend bis Sonntagabend. Der Sonntag ist dabei kein Puffer, sondern Testzeit. Wer die Feiertage nutzt, gewinnt einen Tag, verliert aber Erreichbarkeit bei Providern und Herstellern. Für die Fahrzeuge brauchst du am Umzugstag Stellplätze, die Behörde reserviert sie über eine Halteverbotszone.

Das Backup: vollständig und nachweislich wiederherstellbar

Ein Backup, das noch nie zurückgespielt wurde, ist eine Hoffnung, keine Sicherung. Zieh spätestens eine Woche vor dem Umzug eine vollständige Sicherung und stelle daraus stichprobenartig wieder her: eine Datenbank, eine Dateifreigabe, ein Postfach, eine virtuelle Maschine.

Halte mindestens eine Kopie außerhalb des Gebäudes vor, physisch getrennt von den Geräten, die transportiert werden. Ein Datenträger, der im selben Wagen fährt, ist keine Kopie.

Am Umzugstag folgt eine zweite, aktuelle Sicherung direkt vor dem Herunterfahren. Dokumentiere Uhrzeit, Umfang und Prüfsumme. Werden Datenträger mit personenbezogenen Daten transportiert, gehört der Weg protokolliert und der Transport verschlossen. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, und ein Umzug ist genau so ein Fall. Praxisnahe Vorgaben dazu veröffentlicht das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Abschnitt nicht.

Was der neue Technikraum können muss

Prüf den neuen Raum, bevor der Mietvertrag unterschrieben ist. Nachrüsten ist im laufenden Betrieb teuer und dauert Wochen.

Beim Strom geht es um zwei Dinge: ausreichende Absicherung je Rack und getrennte Stromkreise für redundante Netzteile. Ein Rack mit zwei Servern, Switch und USV zieht schnell mehr, als eine normale Bürosteckdose hergibt. Die Auslegung, Verlegung und Abnahme gehört in die Hände einer Elektrofachkraft, ohne Ausnahme.

Die Kühlung ist der zweite Punkt. Ein kleiner Serverraum braucht meist eine eigene Klimalösung, die auch am Wochenende läuft. Rechne grob mit derselben Kühlleistung wie elektrischer Aufnahmeleistung der Geräte. Beim Brandschutz gelten je nach Gebäude unterschiedliche Anforderungen an Türen, Kabeldurchführungen und Meldetechnik. Was konkret verlangt wird, sagt dir die Bauaufsicht oder der Brandschutzbeauftragte des Objekts.

Internet und Telefonie: der Termin, den du nicht verschieben kannst

Geschäftskundenanschlüsse haben lange Vorlaufzeiten. Vier bis zwölf Wochen sind üblich, bei einer neu zu legenden Glasfaserleitung auch drei bis sechs Monate. Beauftrage deshalb zuerst den Anschluss und erst danach den Umzugstermin.

Bewährt hat sich eine Überlappung: Der neue Anschluss läuft zwei bis vier Wochen parallel zum alten. So kannst du testen, Routing umstellen und im Notfall zurück. Eine LTE- oder 5G-Rückfalllösung im Router kostet wenig und rettet den Montagmorgen, wenn der Schalttermin platzt.

Bei der Telefonie hängt alles an der Rufnummernmitnahme. Sie ist innerhalb desselben Ortsnetzbereichs meist problemlos, über die Grenze hinweg oft nicht möglich. Klär das früh und plane eine Ansage oder Rufumleitung für die alte Nummer ein. Für die Anschlüsse der Mitarbeitenden zu Hause hilft der Beitrag zum Ummelden des Internetanschlusses.

Transport, Rollback und der erste Arbeitstag

Server vertragen Erschütterung schlecht, vor allem Geräte mit klassischen Festplatten. Bau schwere Komponenten aus dem Rack aus und transportiere sie einzeln, in Originalkartons oder in gepolsterten Kisten auf einer Palette. Racks fahren aufrecht, verzurrt und auf einer luftgefederten Ladefläche. Beschrifte jede Kiste mit Zielrack und Höheneinheit.

Nimm Bänder, Wechselplatten und den Passwortsafe nicht in den Möbelwagen, sondern im eigenen Fahrzeug mit. Dasselbe gilt für Dokumentation und Lizenzunterlagen in Papierform. Geht eine Kiste verloren, ist der Schaden nicht der Materialwert, sondern die Woche, die der Wiederaufbau dann länger dauert.

Schreib vor dem Abbau einen Rollback-Plan auf eine Seite. Er beantwortet drei Fragen: Bis wann muss der Betrieb laufen, ab welchem Zeitpunkt wird zurückgebaut, und wer entscheidet das. Ohne festen Abbruchzeitpunkt zieht sich eine Störung bis in den Montag.

Die Testliste arbeitest du vor dem ersten Arbeitstag ab: Anmeldung an der Domäne, Datei- und Druckdienste, E-Mail ein- und ausgehend, Warenwirtschaft, Telefonie intern und extern, VPN, Backup-Job, Zeiterfassung, Zutrittskontrolle. Plane für Montagmorgen zwei Personen aus der IT vor Ort ein. Den organisatorischen Rahmen liefert die Checkliste für den Firmenumzug, für die Belegschaft der Beitrag zu Mitarbeiterumzügen.